Conference call: consigli su preparazione, costi, moderazione

Contenuto

Che cos'è una teleconferenza?
Come funziona la teleconferenza?
Fornitore di chiamate in conferenza
Diversi modelli di prezzo per le chiamate in conferenza
Quanto costa realmente una teleconferenza?
Di cosa hai bisogno per una teleconferenza?
Problemi tipici con le chiamate in conferenza
Come si possono evitare errori nelle telecomunicazioni?
Compiti e funzione del moderatore
Come funziona una chiamata in conferenza con un telefono cellulare?

Una teleconferenza è lo strumento perfetto per discutere di questioni professionali con più di due persone in modo semplice, rapido ed economico, che si tratti di progetti o presentazioni. Per questo non è necessario uno sforzo tecnico troppo grande. Un semplice telefono o cellulare è sufficiente per la moderna "Telco". Tuttavia, ci sono alcune regole importanti per le chiamate in conferenza a cui dovresti prestare attenzione in anticipo. Le nostre liste di controllo ti mostrano quale...

Che cos'è una teleconferenza?

Le conferenze telefoniche o le cosiddette chiamate in conferenza sono riunioni in cui puoi solo sentirti ma non vederti. Il termine conferenza telefonica, noto anche con l'abbreviazione Telko o TK, viene solitamente utilizzato per le chiamate telefoniche con più di due partecipanti. Con tre o quattro partecipanti si parla di conferenza a tre oa quattro. Tutto ciò che va oltre in termini di partecipanti è solo una telco. Inoltre, nelle conferenze telefoniche viene fatta una distinzione in base al tipo di connessione:

Procedura di chiamata in ingresso
I partecipanti accedono alla conferenza in modo autonomo - muniti degli opportuni dati di accesso - e devono autenticarsi tramite PIN.
Procedura di chiamata in uscita
I partecipanti vengono chiamati dall'operatore del provider di telecomunicazioni o dall'organizzatore e la conferenza viene "presa". Sebbene il processo sia più conveniente, è anche più costoso per l'organizzatore poiché sostiene anche tutte le spese di connessione.

Come funziona la teleconferenza?

È possibile impostare e implementare rapidamente una chiamata in conferenza. Nel frattempo, ci sono numerosi, in alcuni casi gratuiti, fornitori di telecomunicazioni su Internet (più su questo nella prossima sezione). Non è necessario soddisfare grandi prerequisiti.

Non è necessario un moderno sistema telefonico. Un semplice telefono o cellulare è tutto ciò che serve per una teleconferenza. Quindi, se vuoi avviare una chiamata in conferenza con tre o più partecipanti, hai solo bisogno di tre semplici passaggi:

Registra una chiamata in conferenza
Per avviare la chiamata in conferenza, è necessario registrare la chiamata in conferenza con il provider selezionato. Questa registrazione è di solito richiesta solo una volta ed è solitamente già possibile sul sito web del fornitore di telecomunicazioni. Per fare ciò, di solito è necessario solo un nome e un indirizzo e-mail (i provider gratuiti possono utilizzarli commercialmente) o un indirizzo di fatturazione (per i provider di telecomunicazioni a pagamento).
Comunicare i dati di accesso
Di solito ti verrà assegnata una cosiddetta sala per chiamate in conferenza. Tutti i partecipanti possono successivamente accedere a questa stanza virtuale. A tale scopo, la sala per chiamate in conferenza dispone di una chiave dati di accesso in due parti: un numero di telefono (numero di accesso) e un codice PIN di conferenza (codice di accesso, PIN di accesso o PIN di conferenza). Con i dati, chiunque può connettersi da qualsiasi luogo con il proprio telefono, iPhone o altro smartphone.
Avvia una chiamata in conferenza
Se tutti i partecipanti hanno un numero e un PIN, puoi iniziare. Stabilire un orario, comporre e avviare una chiamata in conferenza. Di solito occorrono almeno due partecipanti per entrare nella stanza. Alcuni fornitori di telecomunicazioni hanno un cosiddetto leader di conferenza, principalmente per motivi di sicurezza. Ha il proprio PIN leader della conferenza ed è quindi anche colui che abilita la chiamata in conferenza per tutti. Fino ad allora, il resto dei partecipanti spesso ascolta solo musica di attesa.

Fornitore di chiamate in conferenza

Una chiamata dal telefono di casa o dell'ufficio ti connette solo a un'altra persona. Per una chiamata in conferenza con più di due partecipanti, è quindi necessario utilizzare un provider o un software specifico.

Quale scegli dipende da un lato dalle tue aspettative o esigenze del fornitore, dall'altro, ovviamente, dal prezzo dell'offerta. Ti presentiamo vari fornitori con i quali puoi tenere una chiamata in conferenza:

Teleconferenza tedesca
Il provider deutsche-telefonkonferenz.de pubblicizza con una "conferenza gratuita al 100%". Quindi non devi pagare alcun costo aggiuntivo, devi solo pagare una chiamata su rete fissa. Dopo la registrazione, riceverai i dati di accesso via e-mail e potrai iniziare subito. Il numero dei partecipanti e la durata della conferenza sono illimitati.
SmartConference
Utilizzi molte chiamate in conferenza, per appuntamenti regolari, per riunioni con i clienti o per lavorare in team? Quindi puoi sottoscrivere un abbonamento mensile per 9,90 con il provider SmartConference. Fino a 5 partecipanti possono aderire al Telko a questo prezzo fisso. Per gruppi più numerosi sono previste tariffe più care fino a 25 partecipanti.
WhatsApp
Sono possibili non solo brevi messaggi, ma anche conferenze telefoniche via Whatsapp. Nell'app, puoi facilmente creare una chiamata di gruppo e aggiungere fino a sette dei tuoi contatti. Facile, veloce e gratuito. Ideale per utenti privati, ma per alcune aziende questa variante non è abbastanza professionale. Inoltre, devi ovviamente essere connesso a tutti i partecipanti tramite Whatsapp.
Skype
Il servizio Microsoft Skype offre anche una funzione per le chiamate di gruppo. Per fare ciò, devi aggiungere i partecipanti desiderati a un gruppo utilizzando i tuoi contatti o la ricerca. Una volta che questo è stato creato, puoi iniziare la chiamata di gruppo. Se tutti i partecipanti utilizzano il software Skype, questo tipo di chiamata in conferenza è gratuita.
Telekom Business Conference
Deutsche Telekom offre il proprio servizio di conferenza telefonica, che consente sia semplici conferenze telefoniche che web. Oltre alla conversazione, è possibile condividere anche documenti o mostrare presentazioni. Se fatturati in base all'utilizzo, i costi si aggirano intorno ai 10 centesimi al minuto e partecipante. Una conference call di 30 minuti con 5 partecipanti costerebbe circa 15 euro. Ma ci sono anche modelli forfettari per diversi numeri di partecipanti.
Meebl
Meeble pubblicizza diversi punti: gratis, senza registrazione, senza pubblicità e senza spam. Tutto quello che devi fare è inserire il tuo indirizzo e-mail e un codice visualizzato: la sala per la teleconferenza è pronta e può essere utilizzata. Riceverai numeri di accesso gratuiti da Germania, Austria e Svizzera. Se vuoi supportare il servizio, puoi scegliere volontariamente un numero a pagamento.

Altri fornitori (in parte a pagamento) in ordine alfabetico senza valutazione: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, TeleMeet, Vodafone Confere , Vodafone VoiceMeeting, Woopla.

Diversi modelli di prezzo per le chiamate in conferenza

Nonostante un'ampia selezione di fornitori diversi, i modelli di prezzo possono essere suddivisi in sole due categorie. Quando si sceglie una soluzione adatta, è possibile scegliere tra questi (e un provider associato):

Fatturazione basata sull'utilizzo
Il pagamento viene effettuato qui al minuto e per partecipante. I provider misurano esattamente quanti partecipanti sono stati chiamati alla teleconferenza e per quanto tempo. Moltiplicato per la tariffa indicata, si ottiene l'importo della fattura.
Tariffa fissa con abbonamento
Un prezzo fisso da spendere in teleconferenza tutte le volte e per tutto il tempo che vuoi. L'importo del prezzo dell'abbonamento si basa sul numero di partecipanti. Circa 10 euro al mese per chiamate fino a 7 utenti.

È meglio capire quale opzione è utile per te. Conferenze telefoniche frequenti con una lunga durata e molti partecipanti sono significativamente più costose nella prima variante. D'altra parte, se ti inviti solo raramente alle telecomunicazioni in piccoli gruppi, potresti pagare troppo con la tariffa forfettaria.

Quanto costa realmente una teleconferenza?

Molti provider pubblicizzano che le loro chiamate in conferenza sono gratuite - a un esame più attento spesso questo non è del tutto vero: o ci sono restrizioni sul numero di partecipanti o il primo passo - la registrazione - è gratuito. Anche se non ci sono obblighi contrattuali o costi mensili, di solito ci sono tariffe basse al minuto per il tempo di conversazione durante la teleconferenza.

Quali costi sorgono, dipende anche da dove i rispettivi abbonati si collegano alla rete da cui accedono. Di norma, ogni partecipante paga i costi di connessione alla rete fissa tedesca. Questi dipendono dal rispettivo operatore telefonico: se hai una tariffa flat nella rete fissa tedesca, non dovrai pagare alcuna tariffa separata;

Tuttavia, sono ipotizzabili anche partecipanti dall'estero che non hanno condizioni speciali per la rete fissa tedesca. A seconda del provider, c'è anche la possibilità che il leader della conferenza si assuma le tariffe della conferenza telefonica per tutti. In tali casi, viene quindi sottoscritto un abbonamento corrispondente.

Di cosa hai bisogno per una teleconferenza?

Prima di selezionare il provider di teleconferenza giusto, dovresti fare alcune considerazioni formali sulla teleconferenza stessa. Questi criteri incidono sulla scelta del provider e quindi sui costi della conference call:

Numero di partecipanti: Quanti partecipanti prendono parte alla telco?
Origine: I chiamanti dall'estero effettuano la chiamata?
Costi: Chi paga le spese di teleconferenza?
Funzioni aggiuntive: Hai bisogno di servizi come il controllo web (per presentazioni parallele) o una funzione di registrazione?

Di norma, le chiamate in conferenza ei provider standardizzati sono sufficienti per un massimo di dieci partecipanti. Tuttavia, dovresti prestare particolare attenzione all'internazionalità dei chiamanti e alla limitazione del numero di partecipanti, altrimenti può diventare rapidamente costoso.

Problemi tipici con le chiamate in conferenza

Nonostante la tecnologia semplice, le cose possono andare storte con la teleconferenza. I problemi comuni includono:

Difficoltà di composizione
Nelle chiamate in conferenza spesso c'è almeno una persona che non riesce a connettersi - o perché i dati di accesso non sono corretti (o sono stati annotati in modo errato) o perché il software utilizzato (ad esempio con Skype) non è aggiornato.
connessione
Nessuno può farci nulla, ma è fastidioso quando i partecipanti escono ripetutamente dalla chiamata in conferenza e devono ricollegarsi a causa di una scarsa connessione (radio), ad esempio.
Rumore di sottofondo
Se i partecipanti stanno ascoltando musica in sottofondo, la finestra è aperta o i partecipanti hanno semplicemente dimenticato di premere il pulsante mute mentre stanno parlando con un'altra persona in ufficio, è estremamente fastidioso.
Disciplina del linguaggio
Poiché nessuno si vede, non c'è comunicazione non verbale che segnali, ad esempio, chi avrà la parola dopo. Effetto: è difficile coordinare chi parla quando. O tutti rispondono a una domanda contemporaneamente o nessuno.

Come si possono evitare errori nelle telecomunicazioni?

Di seguito ti forniamo anche un documento PDF che puoi scaricare gratuitamente, che contiene molti suggerimenti per la preparazione e lo svolgimento di conferenze telefoniche. Ciò eviterà fastidiosi contrattempi e contribuirà al successo della teleconferenza.

Scarica per evitare errori

Compiti e funzione del moderatore

In qualità di moderatore, hai un ruolo speciale da svolgere durante la chiamata in conferenza. Portano ordine nel parlare. Sei responsabile delle seguenti attività:

apertura
Saluti tutti i presenti. Spiegano perché si sta svolgendo la telco e di cosa parlerà nel corso successivo.
presentazione dei partecipanti
Se non si tratta di una normale teleconferenza o se ci sono nuovi partecipanti, dovresti presentare tutti gli altri per creare un'atmosfera piacevole per la discussione.
coordinazione
Il tuo compito principale è coordinare i singoli discorsi e guidare la discussione. La cosa più semplice da fare è dare (e ritirare) la parola ai partecipanti.
tempo
Tieni d'occhio l'orologio in modo che il tempo della chiamata in conferenza non venga superato. Assicurati che anche l'agenda venga elaborata.
Sommario
Il moderatore chiude la chiamata in conferenza. Alla fine, dovresti riassumere i risultati, delineare i passaggi successivi e indicare quando si svolgerà il prossimo incontro.

Come funziona una chiamata in conferenza con un telefono cellulare?

In linea di principio, le chiamate in conferenza con un telefono cellulare o un iPhone non funzionano diversamente dalle altre. Soprattutto, devi assicurarti che il tuo cellulare abbia una durata della batteria sufficiente: le chiamate più lunghe sullo smartphone sono spesso decisamente divoratrici di energia. Dovresti anche assicurarti in anticipo che il tuo contratto di telefonia mobile includa una tariffa flat per la rete fissa. Questo è l'unico modo per mantenere la chiamata in conferenza davvero gratuita per te.

Durante una chiamata in conferenza con un telefono cellulare App come il servizio di messaggistica Whatsapp sono particolarmente consigliate. Sia gli utenti di un iPhone che i possessori di uno smartphone Android possono fare altrettanto facilmente senza app aggiuntive, poiché il loro telefono cellulare di solito include già questa funzione. Il principio è identico: prima devi chiamare qualcuno che deve rispondere alla tua chiamata per poter aggiungere altri partecipanti tramite un simbolo del telefono con un segno più. Nota: i partecipanti devono essere tutti salvati nei loro telefoni cellulari. Inoltre, la chiamata in conferenza viene disconnessa nel momento in cui si riaggancia.